Trong thời đại số, việc thực hiện các thủ tục hành chính ngày càng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp lạm dụng yêu cầu người dân cung cấp bản sao có chứng thực khi làm các thủ tục hành chính. Mới đây, tỉnh Đồng Nai đã có động thái quyết liệt để chấn chỉnh tình trạng này.
Tỉnh Đồng Nai yêu cầu các sở ngành, UBND các xã, phường và các tổ chức hành nghề công chứng phải chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấp bản sao chứng thực từ bản chính khi thực hiện thủ tục hành chính. Các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ đúng tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng, không được yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp bản sao từ sổ gốc, hoặc bản sao có chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính.
Thực tế cho thấy, mặc dù các loại bản sao giấy tờ, tài liệu đã được số hóa và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu điện tử, nhưng một số cơ quan, đơn vị vẫn yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp bản sao có chứng thực, kể cả trong những trường hợp pháp luật không bắt buộc. Điều này không chỉ làm phát sinh thêm thủ tục, thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp mà còn đi ngược lại với tinh thần cải cách hành chính.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu doanh nghiệp, người dân phải nộp bản sao chứng thực là do một số cán bộ, công chức còn tâm lý e ngại trách nhiệm, thiếu chủ động trong việc đối chiếu bản sao với bản chính. Để cải thiện điều này, các khóa tập huấn cho cán bộ nên được thiết kế theo hướng ngắn gọn, thiết thực và sát với nghiệp vụ hằng ngày. Ngoài cập nhật pháp luật, nội dung cần nhấn mạnh là tư duy phục vụ, kỹ năng giao tiếp với người dân và khả năng xử lý linh hoạt trong những trường hợp đặc biệt.
Việc niêm yết công khai và truyền thông rõ ràng về quyền của người dân là rất cần thiết. Người dân nên được thông biết rõ ràng về các thủ tục hành chính và các giấy tờ cần thiết để tránh những thủ tục không cần thiết. Bên cạnh đó, chính quyền cơ sở cũng nên chủ động, tích cực hơn để tận dụng các kênh truyền thông như website, các trang mạng xã hội chính thức để phổ biến kiến thức pháp luật theo cách dễ tiếp cận.
Trong thời đại số, việc thúc đẩy nhanh số hóa, giảm tiếp xúc giấy tờ thủ công là cần thiết. Cần có cơ chế chia sẻ và liên thông thực chất giữa các cơ quan hành chính, nơi cán bộ có thể tra cứu thông tin gốc từ các cơ sở dữ liệu, thay vì yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực giấy tờ. Về lâu dài, khi dữ liệu số được sử dụng như giấy tờ truyền thống, cán bộ có đủ công cụ để kiểm tra, xác minh thông tin điện tử thì người dân sẽ không còn phải in – sao – ký – đóng dấu cho những thủ tục có thể được xử lý bằng một cú nhấp chuột.
Thủ tướng Phạm Minh Chính cũng yêu cầu điều chỉnh quy trình nghiệp vụ, cho phép sử dụng các giấy tờ điện tử tích hợp trên tài khoản VNeID, không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, sao y, công chứng. Điều này phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ và nhu cầu của người dân trong thời đại số.
